Como você projeta seu primeiro quadro Kanban? Este pensamento foi desencadeado por uma pergunta feita por alguém que trabalha em uma agência e estava tentando descobrir a melhor maneira de criar seu quadro Kanban. A agência parece ser uma pequena equipe trabalhando em várias atribuições de clientes e eles queriam usar o Kanban para rastrear todo o trabalho que fazem.
O desafio deles era “como melhor montar seu quadro”. À primeira vista, suas exigências eram simples o suficiente. Mas, quando pensaram sobre isso em detalhes, perceberam que precisavam pensar seriamente em como deveriam montar seu quadro Kanban para que ele fosse projetado para atender a diversas necessidades, tais como visibilidade do trabalho que estava sendo feito por toda a equipe, confidencialidade do cliente e carregamento de recursos – ao mesmo tempo em que, naturalmente, melhoraram a qualidade geral e o rendimento da equipe.
Embora começar com Kanban possa parecer simples o suficiente – afinal, o que pode ser mais simples do que “começar com o que você tem?!” – modelar seu primeiro quadro Kanban requer reflexão e planejamento, pois depende de uma série de fatores. Surgem várias dúvidas – como você organiza seu quadro? Você tem todos os projetos em um único quadro? Você tem todas as equipes em um único quadro? Você deveria organizar o quadro por classe de serviço? Ou por tipo de trabalho?
(Outras questões do processo também são levantadas. Como você define o limite de WIP para cada coluna? Você deve mantê-lo igual ao número de pessoas disponíveis para trabalhar nessa coluna? Você deve assumir algum fator de utilização de capacidade? Algum nível mínimo de multitarefa que possa ser necessário? E quanto às pistas de espera? Você deve ter uma coluna Pronto após cada pista Em Andamento – ou somente após um grupo lógico de pistas Em Andamento? Deveria haver limites de WIP para filas Feito? Os limites de WIP e Feito devem se somar ao limite geral de filas? Entretanto, estes parecem ser questões mais avançadas a serem tratadas depois que um quadro inicial é estabelecido e usado por algum tempo).
O desafio mais imediato e significativo (em termos de esforço e impacto) para a maioria das equipes é definir o design básico do Quadro e sua organização. Dois aspectos-chave desta análise são –
– Principais parâmetros de desempenho que uma equipe deseja utilizar, e
– O Modelo de Informação Geral – como os dados precisam ser capturados e depois utilizados para o roll-up e relatórios
Antes de dar um mergulho na decisão de como organizar o Quadro, as equipes devem refletir sobre quais são seus objetivos comerciais. Quais dimensões-chave de desempenho são importantes para elas e para sua organização? Que tipo de relatório básico pode ser necessário uma vez que o quadro esteja configurado? Quão fácil seria mudá-lo, se necessário? Estas e outras questões precisam ser abordadas de antemão.
De modo geral, o foco das equipes que utilizam a metodologia Kanban para melhoria e gerenciamento, é lidar com o tempo de ciclo/lead, o rendimento, o custo do atraso e a capacidade de prever e assumir compromissos que eles possam manter com os clientes. Mas, dependendo da natureza do seu negócio, as respostas a estas perguntas podem variar.
Uma vez tomadas essas decisões, pode tornar-se bastante simples decidir como seu quadro Kanban deve ser organizado para que ele alimente diretamente – ou mais facilmente – as exigências de informação de sua administração e organização.
Para ajudar nesta análise, analisamos as questões recorrentes comuns que precisam ser abordadas e identificamos pelo menos 10 fatores que devem ser analisados. Estes fatores estão listados abaixo e discutidos com muito mais detalhes no livro branco “10 Fatores a Serem Considerados Para Seu Projeto de Quadro Kanban”.
Fatores chave que afetam o design do Quadro Kanban
Embora possa haver muitos fatores que determinam o design de seu quadro Kanban, os 10 fatores mais recorrentes que encontramos são os seguintes:
- Que tipo de trabalho é melhor administrado em um quadro Kanban?
- O Modelo de Organização/Informação do Quadro
- O Escopo de seu Quadro – Vertical e Horizontal
- A Mistura de Trabalho que você irá Gerenciar no Quadro
- Granularidade do Fluxo de Trabalho
- Granularidade do Trabalho em si
- Limitando o Trabalho em Progresso (WIP) – como?
- Definindo Classes de Serviço
- Definindo Políticas Explícitas do Quadro
- O Contexto da Organização/Empresa
Estas e outras considerações similares definem como você deve pensar sobre como modelar seu Quadro Kanban. Dependendo de sua situação, as respostas a múltiplas perguntas podem apontar em direções conflitantes – ou pelo menos parecer que sim.
Para saber mais, clique aqui para acessar nosso ‘documento conceitual’ que esperamos que você ache útil na concepção de seu(s) quadro(s) Kanban inicial(ais)!
Mahesh Singh
Co-founder, Sr. VP – Marketing