Durante os últimos anos, uma nova era de inovação surgiu. Fatores como Big Data, tecnologia Blockchain, Inteligência Artificial (IA) e Machine Learning (ML) estão tendo um impacto crescente em nosso dia-a-dia e em nossas atividades. Esta rápida mudança está levando a uma revolução dos novos sistemas de suporte e tomada de decisão alimentada por IA. As atividades diárias tanto na parte pessoal como profissional estão sendo lentamente impactadas pela introdução de ferramentas e serviços baseados em IA.
IA – Um Transformador de Era
As regras do jogo estão em constante mudança, e as empresas precisam se adaptar a este mundo em rápida mudança para estar na frente da concorrência. Para empresas que trabalham em projetos regularmente, as soluções baseadas em IA podem aumentar a produtividade e reduzir drasticamente os erros. O gerenciamento/entrega de projetos envolve conhecimento e habilidades para realizar atividades a fim de atingir os objetivos corporativos estabelecidos, seja relacionado ao lucro da organização ou às políticas que regem a rotina diária da empresa.
Com o advento da Inteligência Artificial (IA), as empresas agora têm a capacidade não apenas de melhorar a eficiência de suas atividades diárias, mas também de planejar melhor para o futuro próximo. O avanço no campo da IA também reduziu a necessidade de ocupação humana com tarefas redundantes, permitindo assim que a força de trabalho se dedique a tarefas melhores e mais gratificantes.
Vejamos como as soluções baseadas em IA podem ajudar as organizações a gerenciar a entrega de projetos.
1. IA-Chatbots Assistentes
É uma prática comum hoje em dia incluir chatbots de IA assistentes em aplicações de software e esta tendência vai aumentar no futuro. Segundo a Gartner, “Até 2020, mais de 50% das médias e grandes empresas terão implantado chatbots de produtos. Graças à sua capacidade de usar o processamento de linguagem natural para mapear uma entrada falada ou escrita para uma intenção, os chatbots estão entrando rapidamente no local de trabalho. Esta é uma ótima notícia para organizações com grandes populações de jovens”. Os “chatbots” podem desempenhar um papel vital na área de gerenciamento de projetos. A tecnologia PLN (Processamento de Linguagem Natural) permite que os bots relacionem conceitos, entidades, ideias, conhecimento e know-how para responder às suas necessidades.
Uma das responsabilidades mais abrangentes do Gerenciamento de Projetos é o gerenciamento de tarefas. O Gerente de Projeto deve delegar e monitorar a execução das atividades, organizá-las em cronogramas e garantir que nenhum obstáculo esteja impedindo a conclusão das tarefas.
Este tipo de trabalho pode ser automatizado com um chatbot projetado especificamente para cumprir funções como atribuir tarefas, obter atualizações de status, fornecer sinais de aviso de possíveis bloqueios na estrada, etc. Várias empresas já possuem este tipo de solução, tanto com o objetivo de tornar impecável o gerenciamento do projeto quanto para organizar melhor o trabalho de cada equipe.
As equipes que utilizam métodos Agile podem aproveitar um chatbot que pode ajudar na seleção de tarefas, perguntar diariamente aos membros da equipe quais são suas tarefas atuais e quais são as tarefas concluídas, etc. Ao final de um sprint, os bots podem criar relatórios que podem ser distribuídos a todas as partes interessadas envolvidas no projeto.
Além disso, os chatbots também podem facilitar as reuniões entre as equipes, consultando cada uma delas sobre a disponibilidade de horários. Aqueles que utilizam técnicas tradicionais de gerenciamento de projetos também podem criar um chatbot que mede automaticamente o tempo gasto em cada tarefa e, com base no que ainda precisa ser feito e estima um prazo realista para a conclusão do projeto.
2. Redução de erros
A previsão de erros e sua consequente redução é um aspecto importante de todos os projetos, especialmente os projetos de software/TI onde a qualidade do software e o número de defeitos detectados em qualquer etapa é uma medida importante da qualidade do projeto.
A previsão de erros e sua consequente redução é um aspecto importante de todos os projetos, especialmente os projetos de software/TI onde a qualidade do software e o número de defeitos detectados em qualquer etapa é uma medida importante da qualidade do projeto.Ser capaz de prever com precisão o número de defeitos ou a qualidade em geral é um benefício crucial do uso da Inteligência Artificial no gerenciamento de projetos. O uso de modelos de IA em dados de qualidade de projetos passados em diferentes estágios de projetos pode ajudar a identificar e alertar as equipes de projeto se o caminho a ser seguido colocará o projeto em risco. Por exemplo, a IA pode observar o progresso dos itens de trabalho reais relacionados ao projeto e compará-los com o cronograma planejado do projeto, alertando sobre possíveis atrasos e baixo desempenho em métricas chave e até mesmo recomendar o que pode ser feito para colocar o projeto de volta no caminho certo.
A IA pode mapear e identificar erros/riscos antes que eles aconteçam e pode mostrar como superá-los, e aumentar a qualidade do produto final e também minimizar os desvios no custo e no cronograma.
3. Soluções de Análise Preditiva
Em um estudo recente conduzido pela McKinsey, eles descobriram que dos 1.800 projetos de software que foram analisados, apenas 30% dos projetos foram entregues dentro do prazo. Além disso, 1 em cada 5 dos projetos foi capaz de seguir o cronograma porque retirou alguma funcionalidade do escopo do projeto. E todos nós sabemos o que significa um atraso no projeto: mais custos de desenvolvimento e um aumento considerável nos custos indiretos.
É neste contexto que as ferramentas de análise preditiva baseada em IA ganharam um tremendo impulso no mercado. Com esta tecnologia, as empresas estão começando a colher as recompensas de poder estimar o esforço e os recursos necessários para completar um projeto com mais precisão. Isto é possível porque, embora cada projeto seja único, os recursos que influenciam o progresso e compõem o trabalho de um projeto de desenvolvimento de software são, em sua maioria, semelhantes. A análise preditiva nos permite então encontrar estes padrões e esclarecer com precisão o trabalho de planejamento.
De acordo com a McKinsey, o planejamento com análise preditiva produz grandes resultados. A variação nas datas de planejamento cai drasticamente com o uso de um modelo preditivo. E o efeito não é apenas no tempo, mas na qualidade do desenvolvimento. Defeitos por linha de código mostram uma redução de 30% – 40%.
Além de fornecer insights para o desenvolvimento de software, um modelo preditivo pode ajudar de várias maneiras, o que inclui gerenciamento do tempo da equipe, coordenação de talentos e controle prioritário das tarefas que compõem o projeto.
4. Melhorar a Produtividade e a Eficiência
Uma consequência direta da previsão e redução de erros através da IA é um aumento na eficiência. A IA pode automatizar algumas tarefas simples, como o envio de e-mails, notificação sobre atrasos de projetos, custos e muito mais. A automação destas tarefas pode economizar o tempo que a equipe do projeto teria que gastar nas tarefas diárias, dando-lhes mais oportunidades para pensar em inovações e melhorias para o projeto. Soluções baseadas em IA tornaram-se capazes de ler e analisar os dados gerados pelas equipes, e começar a perceber e indicar eventos que poderiam dificultar o fluxo de trabalho.
A Gartner prevê que, até 2021, 70% das organizações aumentarão a produtividade de seus funcionários através da integração da IA no local de trabalho.
5. Ajuda na tomada de decisões
A Inteligência Artificial é capaz de peneirar um grande volume de dados e ajudar na tomada de decisões para ajudar o Gerente de Projeto a entender qual caminho será melhor para a entrega eficiente do projeto. Neste sentido, a Inteligência Artificial pode automatizar não apenas tarefas simples, mas desenvolver uma compreensão dos índices-chave de desempenho dos projetos. Isto pode então permitir o desenvolvimento de novas ideias e ajudar a realizar tarefas maiores e fazer recomendações para a tomada de decisões complexas.
A IBM estima que até 2025, a tomada de decisões baseada em dados será um mercado de 2 trilhões de dólares.
Considerações Finais
A inteligência artificial está mudando a maneira como as organizações trabalham, e a gestão de projetos é uma área importante afetada positivamente por estas mudanças. Os benefícios da Inteligência Artificial no gerenciamento de projetos são muito amplos e estão relacionados a toda a cadeia de produção da empresa, guiados por diretrizes e objetivos estabelecidos, ajudando a melhorar o desempenho de seus projetos. Portanto, é recomendável buscar soluções de gerenciamento de trabalho baseado em IA em sua organização o mais cedo possível. Qual conjunto específico de soluções funcionará para você depende do tipo de dados que você já capta, do estilo e cultura de entrega de suas equipes e do tipo específico de desafios que você enfrenta atualmente e que deveria estar procurando resolver.
– Bhaskar S
Especialista em Marketing na Digité
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