¿Cómo diseñar su primer tablero Kanban? Este pensamiento fue provocado por una pregunta publicada por alguien que trabaja en una agencia y estaban tratando de averiguar la mejor manera de configurar su tablero Kanban. La agencia parece ser un pequeño equipo que trabaja en múltiples asignaciones de clientes y querían usar Kanban para rastrear todo el trabajo que hacen.
Su reto era «cómo crear su consejo de administración de la mejor manera posible». A primera vista, sus requisitos eran bastante sencillos. Sin embargo, al pensar en ello en detalle, se dieron cuenta de que debían reflexionar seriamente sobre cómo configurar su tablero Kanban para que estuviera diseñado para satisfacer diversos requisitos, como la visibilidad del trabajo realizado por todo el equipo, la confidencialidad del cliente y la carga de recursos, al tiempo que, por supuesto, mejoraban la calidad general y el rendimiento del equipo.
Aunque empezar con Kanban puede parecer bastante sencillo -después de todo, ¿qué puede ser más sencillo que «empezar con lo que se tiene»? – modelar su primer tablero Kanban requiere cierta reflexión y planificación, ya que depende de una serie de factores. Se plantean varias preguntas: ¿cómo se organiza el tablero? ¿Tiene todos los proyectos en un solo tablero? ¿Tiene todos los equipos en un solo tablero? ¿Debe organizar el consejo por clase de servicio? ¿O por tipo de trabajo?
(También surgen otras cuestiones de proceso. ¿Cómo se define el límite de WIP para cada columna? ¿Debe mantenerse igual al número de personas disponibles para trabajar en esa columna? ¿Hay que asumir algún factor de utilización de la capacidad? ¿Un nivel mínimo de multitarea que puede ser necesario? ¿Qué pasa con los carriles de amortiguación? ¿Debería haber una columna de trabajos realizados después de cada carril en curso, o sólo después de un grupo lógico de carriles en curso? ¿Debería haber límites de WIP para las colas de trabajos realizados? ¿Los límites de trabajo en curso y de trabajo realizado deben sumarse al límite total de la cola? Sin embargo, estas parecen ser cuestiones más avanzadas que deben tratarse después de que se establezca un tablero inicial y se utilice durante algún tiempo).
El reto más inmediato y significativo (en términos de esfuerzo e impacto) para la mayoría de los equipos es definir la disposición y organización básica del Consejo. Dos aspectos clave de este análisis son
– Parámetros Clave de Rendimiento que un equipo quiere utilizar, y
– El Modelo de Información Global – cómo se deben capturar los datos y luego utilizarlos para el roll-up y la presentación de informes
Antes de lanzarse a decidir cómo organizar el Consejo, los equipos deben reflexionar sobre cuáles son sus objetivos empresariales. ¿Qué dimensiones de rendimiento clave son importantes para ellos y su organización? ¿Qué tipo de información básica, de división y de corte puede ser necesaria una vez que el consejo esté configurado? ¿Cómo de fácil sería cambiarlo, si fuera necesario? Estas y otras cuestiones deben abordarse desde el principio.
En general, el objetivo de los equipos que utilizan el método Kanban para la mejora y la gestión es abordar el tiempo de espera/ciclo, el rendimiento, el coste de los retrasos y la capacidad de prever y hacer compromisos con los clientes que puedan cumplir. Pero, dependiendo de la naturaleza de su negocio, la respuesta a esta pregunta puede variar.
Una vez tomadas estas decisiones, puede resultar bastante sencillo decidir cómo debe organizarse su tablero Kanban para que alimente directamente -o con mayor facilidad- las necesidades de información de su dirección y organización.
Para ayudar a realizar este análisis, examinamos los problemas recurrentes comunes que deben abordarse e identificamos al menos 10 factores que deben ser examinados. Estos factores se enumeran a continuación y se analizan con mucho más detalle en el documento técnico “10 Factores a Considerar para el Diseño de su Tablero Kanban”.
Factores Clave que Afectan al Diseño del Tablero Kanban
Aunque puede haber muchos factores que determinen el diseño de su tablero Kanban, los 10 factores más recurrentes que hemos encontrado son los siguientes:
- ¿Qué tipo de trabajo se gestiona mejor en un tablero Kanban?
- La Organización del Tablero / Modelo de Información
- El Alcance de su Tablero – Vertical y Horizontal
- La Mezcla de Trabajo que gestionará en el Tablero
- La Granularidad del Flujo de Trabajo
- La Granularidad del Trabajo en sí mismo
- Limitación del Trabajo en Proceso (WIP) – ¿Cómo?
- Definición de las Clases de Servicio
- Definición de Políticas Explícitas de la Junta
- El Contexto de la Organización/Empresa
Estas y otras consideraciones similares definen cómo debe pensar en modelar su tablero Kanban. Dependiendo de su situación, las respuestas a las múltiples preguntas pueden apuntar en direcciones opuestas, o al menos parecerlo.
Para obtener más información, haga clic aquí para acceder a nuestro «documento conceptual», que esperamos le resulte útil para diseñar su(s) tablero(s) Kanban inicial(es).
Mahesh Singh
Co-founder, Sr. VP – Marketing
