Hay una cita que introduce el contenido de Planificación PI en el sitio web de Scaled Agile Framework. La cita dice: «No hay magia en SAFe®, excepto tal vez por la Planificación PI». En este blog, mi objetivo es echar un vistazo más de cerca a la ceremonia de PI Planning y en el proceso tal vez ganar más claridad sobre por qué se tiene en tan alta estima.
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La mayoría de las organizaciones que implementan SAFe® no lo hacen en su totalidad. Pero si hay un denominador común entre todas las implementaciones de SAFe®, entonces tiene que ser la Planificación PI. Entonces, ¿qué es la Planificación PI? ¿Y qué significa el ‘PI’ en Planificación PI?
Bueno, PI significa «Program Increment». Un Incremento de Programa es una caja de tiempo fija de 8 a 12 semanas (por defecto son 10 semanas como recomienda Scaled Agile Inc.). La caja de tiempo de 10 semanas encapsula 5 sprints ágiles o iteraciones, cada una de las cuales abarca 2 semanas. El PI de 10 semanas termina con la Demostración del Sistema del PI donde el trabajo entregado durante el PI se muestra a los interesados. (Es útil señalar aquí, que un PI es un incremento de un Programa completo. Un Programa es el lugar donde los equipos y otros recursos se aplican a una misión de desarrollo importante y en curso. Un programa se compone de varios incrementos de programa.
Como el PI tiene 5 iteraciones con múltiples equipos trabajando en cadencia para lograr una visión común, es importante que estos equipos se reúnan y planifiquen el curso de acción para toda la duración del PI. La reunión también ayuda a los equipos a entender las dependencias entre ellos y los riesgos que hay que abordar. Esta reunión se denomina Planificación de la PI. Es una reunión elaborada y detallada y tiene una duración de 2 días para una IP de 10 semanas.
¿Qué es lo que se incluye en la planificación de una PI?
La Visión del Programa y el Backlogs del Programa son dos entradas clave que son esenciales para llevar a cabo una reunión de Planificación del IP. La Visión proporciona el contexto a todo el equipo sobre por qué y cómo el trabajo que se está realizando en el PI ayudará a la entrega de la Solución global. El Program Backlogs comprende las 10 principales características clasificadas por prioridad y acompañadas de una breve descripción del beneficio de negocio que la característica generaría.
El Backlogs del Programa es propiedad del Director de Producto, que también es responsable de asegurar que se ordena según la prioridad de negocio basada en la realidad del mercado y otros factores del entorno. Las 10 características principales también van acompañadas de Starter Stories (en las que pueden faltar muchas historias, muchas deben desglosarse o son duplicadas en los backlogs de otros equipos) que permiten a los equipos poner en marcha su plan para el PI.
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Planificación PI
La planificación PI está destinada a todo el equipo asignado al tren de liberación ágil y se espera que todos asistan a ella. Si algunos de los miembros del equipo se encuentran en otros lugares, deben participar a distancia. La reunión de planificación de la PI se divide en diferentes sesiones que se celebran a lo largo de dos días.
La reunión de Planificación de la PI es organizada por el Ingeniero del Tren de Liberación El RTE presenta la visión y las 10 principales características en la sesión inaugural de la planificación de la PI. Después de eso, todos los equipos se reúnen en sus respectivos grupos de trabajo donde estiman su respectiva velocidad para, si no todos los 5, al menos las 2 primeras iteraciones. Los equipos refinan las características y las historias iniciales y las dimensionan. Al final del primer día, los equipos se reúnen con los propietarios de negocios, arquitectos de sistemas y otras partes interesadas para aclarar y poner de relieve su comprensión.
El segundo día, los equipos se reúnen de nuevo en una sesión de trabajo y perfeccionan sus respectivos backlogs. Cada equipo formula una lista de objetivos llamada Objetivos de Equipo y los Propietarios de Negocio dan a cada uno de los objetivos una puntuación de Valor de Negocio. La puntuación del valor empresarial es un número entre 1 y 10 (10 para el valor empresarial más alto, 1 para el más bajo). Más de un objetivo puede tener la misma puntuación de valor empresarial.
A continuación, cada equipo presenta su plan a todo el grupo reunido. El plan destaca los riesgos identificados, las dependencias previstas y los objetivos acordados, junto con su valor empresarial. Una vez que cada uno de los equipos ha completado esta presentación, se presenta una lista agregada de los objetivos del equipo y también se compila una lista agregada de los riesgos del Programa.
El equipo discute cada uno de los riesgos y los aborda basándose en el mecanismo ROAM (Resolved, Owned, Accepted, Mitigated). Por último, se realiza una votación de confianza en la que cada equipo da su puntuación (entre 1 y 5) sobre el grado de confianza que tiene en la consecución de los distintos objetivos. Si algún equipo vota por debajo de una puntuación de 3, debe expresar sus preocupaciones, que son deliberadas por todo el grupo. La preocupación puede añadirse a la lista de riesgos o requerir una nueva planificación o simplemente ser informativa. Si es necesario, los equipos vuelven a elaborar sus planes hasta alcanzar un alto nivel de confianza.
Resultados de una planificación PI
Los resultados de una reunión de planificación PI son los siguientes –
- Una lista de Objetivos de Equipo con Valor de Negocio, donde los objetivos son resúmenes de negocio de lo que cada equipo pretende entregar en el próximo IP.
- Además, hay Objetivos de Estiramiento por los que cada equipo puede haber optado en caso de que puedan completar su trabajo y quede algo de velocidad.
Los objetivos del equipo se agregan y perfeccionan para formar los objetivos generales de PI del programa con valor comercial. Esto lo hace el Ingeniero de Trenes de Liberación después de que la reunión de Planificación PI haya terminado y no durante la reunión.
- También obtenemos una visión de la velocidad de cada equipo para la Iteración 1 y la Iteración 2 como mínimo, junto con las historias de usuario con tamaño identificado para estas iteraciones en las que trabajarán los equipos.
- Un resultado importante de la planificación de PI es el tablero de dependencia del programa que representa las características / historias, cualquier dependencia, y los hitos. Los arquitectos y los miembros del equipo de UX juegan un papel clave para ayudar a identificar estas dependencias.
- La Planificación PI también nos da una lista de los Riesgos identificados y cómo se han abordado a través del mecanismo ROAM ( Resolved, Owned, Accepted, Mitigated).
Principales funciones que intervienen en la planificación PI
A continuación se destacan los roles clave y su función durante la planificación PI.
- Propietario del negocio – proporciona el valor del negocio y la aprobación de los objetivos del equipo PI
- Product Manager – proporciona el Top 10 Feature backlogs (priorizado)
- RTE – presenta el proceso de planificación y los resultados esperados
- Propietario de Producto y Scrum Masters – para permitir las rupturas del Equipo y la descomposición de la Característica a la Historia
- Equipos Ágiles – para descomponer las Características en Historias de Usuario durante los desgloses del Equipo, identificar/abordar los riesgos y para dar el importantísimo voto de confianza
- Arco/Ingeniería de Sistemas – para ayudar a establecer las dependencias y los riesgos entre equipos
Epílogo
La reunión de planificación PI cumple la importante función de reunir a todo el equipo de ART y ayudarles a obtener una perspectiva unificada sobre el trabajo que van a realizar.
Los equipos escuchan a los Business Owners -los líderes de la organización- sobre cómo el PI que se está planificando ayudará a la organización a acercarse a sus objetivos generales y cuál es el futuro previsto de la Solución que se está entregando.
En una nota más mundana, los equipos son capaces de destacar las interdependencias y cómo planean abordarlas con éxito. Una vez formulados los objetivos de PI, los equipos se sienten responsables de cumplirlos.
La reunión de planificación de PI se organiza en la quinta iteración de la PI, que es la iteración de innovación y planificación, por lo que no es necesario programarla en un calendario adicional. Saca la necesidad de la perspectiva que los equipos suelen desear pero que rara vez obtienen. Distribuye la planificación y el control del trabajo a los equipos que, en última instancia, son responsables de la entrega
¡Y eso es algo bueno!
