Kanban 101
¿Qué es Kanban?
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NimbleWork PR
- Updated on febrero 19, 2024
Visión general del método Kanban
Kanban es un sistema visual para gestionar el trabajo a medida que avanza en un proceso. Kanban visualiza tanto el proceso (el flujo de trabajo) como el trabajo real que pasa por ese proceso. El objetivo de Kanban es identificar posibles cuellos de botella en el proceso y solucionarlos para que el trabajo pueda fluir a través de él de forma rentable y a una velocidad o rendimiento óptimos.
TRIVIA – Kanban, también escrito «kamban» en japonés, se traduce como «cartel» («signboard» en chino) que indica la «capacidad disponible (para trabajar)». Kanban es un concepto relacionado con la producción ajustada y justo a tiempo (JIT), donde se utiliza como un sistema de programación que indica qué producir, cuándo producirlo y cuánto producir.
Todo comenzó a principios de los años 40. El primer sistema Kanban fue desarrollado por Taiichi Ohno (ingeniero industrial y empresario) para la empresa automovilística Toyota en Japón. Se creó como un sencillo sistema de planificación, cuyo objetivo era controlar y gestionar de forma óptima el trabajo y las existencias en cada fase de la producción.
Una razón clave para el desarrollo de Kanban fue la inadecuada productividad y eficiencia de Toyota en comparación con sus rivales automotrices estadounidenses. Con Kanban, Toyota consiguió un sistema de control de la producción «justo a tiempo», flexible y eficiente, que aumentó la productividad al tiempo que redujo el costoso inventario de materias primas, materiales semiacabados y productos acabados.
Un sistema Kanban controla idealmente toda la cadena de valor, desde el proveedor hasta el consumidor final. De este modo, ayuda a evitar la interrupción del suministro y el exceso de existencias de mercancías en las distintas etapas del proceso de fabricación. El sistema Kanban requiere una supervisión continua del proceso. Hay que prestar especial atención para evitar cuellos de botella que puedan ralentizar el proceso de producción. El objetivo es lograr un mayor rendimiento con menores plazos de entrega. Con el paso del tiempo, Kanban se ha convertido en una forma eficaz en diversos sistemas de producción.
¿Qué es el método Kanban?
Mientras que el kanban fue introducido por Taiichi Ohno en la industria manufacturera, es David J. Anderson quien fue el primero en aplicar el concepto a las TI, al desarrollo de software y al trabajo del conocimiento en general en el año 2004. David se basó en los trabajos de Taiichi Ohno, Eli Goldratt, Edward Demmings, Peter Drucker y otros para definir el método Kanban, con conceptos como los sistemas pull, la teoría de colas y el flujo. Su primer libro sobre Kanban «Kanban: Cambio evolutivo exitoso para su negocio tecnológico», publicado en 2010, es la definición más completa del Método Kanban para el trabajo del conocimiento.
El método Kanban es un proceso para mejorar gradualmente cualquier cosa que se haga, ya sea desarrollo de software, TI/operaciones, contratación de personal, marketing y ventas, compras, etc. De hecho, casi cualquier función empresarial puede beneficiarse de la aplicación de los principios de la metodología Kanban.
El cuerpo de conocimientos de Kanban se ha abstraído y beneficiado de los trabajos de varios líderes de pensamiento desde que se escribió el libro original. Personas como Don Reinertsen (autor de Principles of Product Development Flow), Jim Benson (pionero de Personal Kanban) y varios otros.
Kanban no es una metodología de ciclo de vida de desarrollo de software ni un enfoque de gestión de proyectos. Requiere que algún proceso ya esté en marcha para que Kanban pueda ser aplicado para cambiar incrementalmente el proceso subyacente. – DJA
Principios y prácticas de Kanban
El método Kanban sigue un conjunto de principios y prácticas para gestionar y mejorar el flujo de trabajo. Es un método evolutivo y no disruptivo que promueve mejoras graduales en los procesos de una organización. Si sigue estos principios y prácticas, podrá utilizar con éxito Kanban para maximizar los beneficios de su proceso de negocio – mejorar el flujo, reducir el tiempo del ciclo, aumentar el valor para el cliente, con una mayor previsibilidad – todo lo cual es crucial para cualquier negocio hoy en día.
A continuación se presentan los cuatro principios fundamentales y las seis prácticas básicas de la metodología Kanban:
SwiftKanban simplifica la implementación del método Kanban al ofrecer funciones intuitivas para visualizar el flujo de trabajo, lo que permite a los equipos optimizar sus procesos y aumentar la productividad.
4 Principios Fundamentales::
- Empezar con lo que se está haciendo ahora
- Acepte realizar un cambio incremental y evolutivo
- Respetar inicialmente las funciones, las responsabilidades y los cargos actuales
- Fomentar los actos de liderazgo a todos los niveles
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Comience con lo que está haciendo ahora: El Método Kanban (en lo sucesivo, sólo Kanban) hace mucho hincapié en no hacer ningún cambio en su configuración/proceso actual de inmediato. Kanban debe aplicarse directamente al flujo de trabajo actual. Cualquier cambio necesario puede ocurrir gradualmente durante un período de tiempo a un ritmo con el que el equipo se sienta cómodo.
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Acepte realizar un cambio incremental y evolutivo: Kanban le anima a hacer pequeños cambios incrementales en lugar de hacer cambios radicales que podrían conducir a la resistencia dentro del equipo y la organización.
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Inicialmente, respete los roles, responsabilidades y títulos de trabajo actuales: A diferencia de otros métodos, Kanban no impone ningún cambio organizativo por sí mismo. Por lo tanto, no es necesario hacer cambios en los roles y funciones existentes que pueden estar funcionando bien. El equipo identificará e implementará en colaboración los cambios necesarios. Estos tres principios ayudan a las organizaciones a superar la típica resistencia emocional y el miedo al cambio que suelen acompañar a cualquier iniciativa de cambio en una organización.
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Fomentar los actos de liderazgo en todos los niveles: Kanban fomenta la mejora continua en todos los niveles de la organización y dice que los actos de liderazgo no tienen que provenir únicamente de los altos directivos. Las personas de todos los niveles pueden aportar ideas y mostrar su liderazgo para implementar cambios que mejoren continuamente la forma de ofrecer sus productos y servicios.
“Asking people to change behavior is difficult!” – David J. Anderson
TRIVIA – Un gran ejemplo de sistema Imperial-Palace-JapanKanban se utiliza hoy en día en los Jardines del Palacio Imperial de Tokio , en Japón. Aquí el personal utiliza un método infalible para limitar el flujo de visitantes. Cada visitante recibe una tarjeta de plástico a la entrada, que debe devolver al salir del jardín. Como el número total de tarjetas es significativamente limitado, sólo un número determinado de visitantes puede pasear por el palacio en un momento dado. Los nuevos visitantes tienen que esperar en la cola hasta que la siguiente tarjeta/ranura esté disponible. El acceso al palacio es gratuito, pero sólo se concede si las tarjetas preasignadas están disponibles.
6 Prácticas básicas del método Kanban:
- Visualizar el flujo de trabajo
- Limitar el WIP (trabajo en curso)
- Gestionar el flujo
- Hacer explícitas las políticas de los procesos
- Implementar bucles de retroalimentación
- Mejorar en colaboración, evolucionar experimentalmente
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Visualizar el flujo de trabajo: Este es el primer paso fundamental para adoptar e implementar el Método Kanban. Es necesario visualizar -ya sea en un tablero físico o en un tablero Kanban electrónico- los pasos del proceso que actualmente utiliza para entregar su trabajo o sus servicios. Dependiendo de la complejidad de su proceso y de su mezcla de trabajo (los diferentes tipos de elementos de trabajo que usted trabaja y entrega), su tablero Kanban puede ser muy simple o muy elaborado. Una vez que visualice su proceso, podrá visualizar el trabajo actual que usted y su equipo están realizando.
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Esto puede ser en forma de stickies o tarjetas con diferentes colores para significar las diferentes clases de servicio o podría ser simplemente los diferentes tipos de elementos de trabajo. (En SwiftKanban, los colores significan los diferentes tipos de elementos de trabajo). Si usted cree que puede ser útil, su tablero Kanban puede tener diferentes carriles de natación, uno para cada clase de servicio o para cada tipo de elemento de trabajo. Sin embargo, inicialmente, para mantener las cosas simples, también podría tener un solo swimlane para gestionar todo su trabajo – y hacer cualquier rediseño del tablero más tarde.
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Limitar el WIP (Trabajo en curso): Limitar el trabajo en curso (WIP) es fundamental para la implementación de Kanban – un «sistema Pull». Al limitar el trabajo en curso, se anima al equipo a completar el trabajo que tiene a mano antes de emprender un nuevo trabajo. Así, el trabajo en curso debe completarse y marcarse como realizado. Así se crea capacidad en el sistema, de modo que el equipo puede retomar nuevos trabajos. Al principio, puede que no sea fácil decidir cuáles deben ser los límites del trabajo en curso. De hecho, puede empezar sin límites de trabajo en curso. El gran Don Reinertsen sugiere (lo hizo en una de las conferencias de Lean Kanban) que puede empezar sin límites de WIP y simplemente observar el trabajo inicial en curso a medida que su equipo empieza a utilizar Kanban. Una vez que tenga suficientes datos, defina los límites de WIP para cada etapa del flujo de trabajo (cada columna de su tablero Kanban) como la mitad del promedio de WIP.
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Normalmente, muchos equipos comienzan con un límite de WIP de 1 a 1,5 veces el número de personas que trabajan en una etapa específica. Limitar el WIP y poner los límites del WIP en cada columna del tablero no sólo ayuda a que los miembros del equipo terminen primero lo que están haciendo antes de retomar nuevas cosas, sino que también comunica al cliente y a otras partes interesadas que la capacidad de trabajo de cualquier equipo es limitada, y que deben planificar cuidadosamente el trabajo que piden al equipo.
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Gestionar el flujo: Gestionar y mejorar el flujo es el quid de su sistema Kanban después de haber implementado las dos primeras prácticas. Un sistema Kanban le ayuda a gestionar el flujo destacando las distintas etapas del flujo de trabajo y el estado del trabajo en cada etapa. Dependiendo de lo bien que se defina el flujo de trabajo y se establezcan los límites de trabajo en curso, observará un flujo suave dentro de los límites de trabajo en curso o el trabajo que se acumula a medida que algo se retrasa y comienza a retener la capacidad. Todo esto afecta a la rapidez con la que el trabajo se desplaza desde el principio hasta el final del flujo de trabajo (algunos lo llaman flujo de valor). Kanban ayuda a su equipo a analizar el sistema y a realizar ajustes para mejorar el flujo con el fin de reducir el tiempo que se tarda en completar cada pieza de trabajo.
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Un aspecto clave de este proceso de observación de su trabajo y de resolución/eliminación de los cuellos de botella es observar las etapas de espera intermedias (las etapas intermedias de Hecho) y ver cuánto tiempo permanecen los elementos de trabajo en estas «etapas de traspaso». Como aprenderá, reducir el tiempo que se pasa en estas etapas de espera es la clave para reducir el Tiempo de Ciclo. A medida que mejora el flujo, la entrega de trabajo de su equipo se vuelve más suave y predecible. A medida que se vuelve más predecible, es más fácil para usted hacer compromisos fiables con su cliente sobre cuándo va a terminar cualquier trabajo que esté haciendo para ellos. Mejorar su capacidad de prever los tiempos de finalización de forma fiable es una parte importante de la implementación de un sistema Kanban!
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Implementar bucles de retroalimentación: Los bucles de retroalimentación son una parte integral de cualquier buen sistema. El Método Kanban te anima y te ayuda a implementar bucles de retroalimentación de varios tipos: etapas de revisión en el flujo de trabajo de tu tablero Kanban, métricas e informes y una serie de señales visuales que te proporcionan una retroalimentación continua sobre el progreso del trabajo -o la falta de él- en tu sistema.Aunque el mantra de «¡Fracasa rápido! Aunque el mantra de «¡Fracasa rápido! ¡Fracasa a menudo!» puede no ser entendido intuitivamente por muchos equipos, la idea de obtener retroalimentación temprana, especialmente si estás en el camino equivocado con tu trabajo, es crucial para, en última instancia, entregar el trabajo correcto, el producto o servicio correcto al cliente en el menor tiempo posible. Los bucles de retroalimentación son fundamentales para garantizar que.
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Mejorar en colaboración, evolucionar experimentalmente (utilizando el método científico): El método Kanban es un proceso de mejora evolutivo. Te ayuda a adoptar pequeños cambios y a mejorar gradualmente a un ritmo y tamaño que tu equipo pueda manejar fácilmente. Fomenta el uso del método científico: se forma una hipótesis, se pone a prueba y se hacen cambios en función del resultado de la prueba. Como equipo que aplica los principios de Lean/Agil, su tarea principal es evaluar su proceso constantemente y mejorar continuamente según sea necesario y posible.
El impacto de cada cambio que realice puede observarse y medirse utilizando las distintas señales que le proporciona su sistema Kanban. Utilizando estas señales, puedes evaluar si un cambio te está ayudando a mejorar o no, y decidir si lo mantienes o pruebas otra cosa. Los sistemas Kanban le ayudan a recopilar muchos de los datos de rendimiento de su sistema, ya sea manualmente, si utiliza un tablero físico, o automáticamente, si utiliza una herramienta como SwiftKanban. Utilizando estos datos, y las métricas que le ayudan a generar, puede evaluar fácilmente si su rendimiento está mejorando o cayendo – y ajustar su sistema según sea necesario.
¿Cómo funciona Kanban? – El concepto
Kanban es un sistema de gestión del cambio evolutivo no disruptivo. Esto significa que el proceso existente se mejora en pequeños pasos. Al aplicar muchos cambios menores (en lugar de uno grande), se reduce el riesgo para el sistema general. El enfoque evolutivo de Kanban hace que la resistencia del equipo y de las partes interesadas sea escasa o nula.
El primer paso en la introducción de Kanban es visualizar el flujo de trabajo. Esto se hace en forma de tablero Kanban que consiste en una simple pizarra blanca y notas adhesivas o tarjetas. Cada tarjeta del tablero representa una tarea.
En un modelo clásico de tablero Kanban, hay tres columnas, como se muestra en la imagen anterior:
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«Por hacer»: Esta columna enumera las tareas que aún no se han iniciado. (también conocido como «backlog»)
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«Haciendo»: Consiste en las tareas que están en curso.
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«Hecho»: Consiste en las tareas que están completadas.
Esta simple visualización por sí sola aporta una gran transparencia sobre la distribución del trabajo, así como sobre los cuellos de botella existentes, si los hay. Por supuesto, los tableros Kanban pueden mostrar flujos de trabajo elaborados dependiendo de la complejidad del flujo de trabajo y de la necesidad de visualizar y examinar partes específicas del flujo de trabajo para identificar los cuellos de botella con el fin de eliminarlos.
El concepto de FLOW
En el núcleo de Kanban está el concepto de «Flujo». Esto significa que las tarjetas deben fluir a través del sistema de la forma más uniforme posible, sin largos tiempos de espera ni bloqueos. Todo lo que obstaculiza el flujo debe ser examinado críticamente. El kanban cuenta con diferentes técnicas, métricas y modelos, y si se aplican de forma coherente, puede conducir a una cultura de mejora continua (kaizen).
El concepto de flujo es fundamental y, si se miden las métricas de flujo y se trabaja para mejorarlas, se puede mejorar drásticamente la velocidad de los procesos de entrega, al tiempo que se reduce la duración del ciclo y se mejora la calidad de los productos o servicios al obtener una respuesta más rápida de los clientes, ya sean internos o externos.
Estos temas se tratan con gran detalle en el libro titulado “Actionable Agil” de Dan Vacanti.
Límites del WIP de Kanban
Un aspecto clave de Kanban es reducir la cantidad de multitareas que la mayoría de los equipos y trabajadores del conocimiento son propensos a hacer y, en su lugar, animarles a «¡Dejar de empezar! y empezar a terminar», un mantra acuñado por el Dr. Arne Roock (de www.Software-Kanban.de). WIP – Work-in-Progress (Trabajo en curso) – Los límites definidos en cada etapa del flujo de trabajo en un tablero Kanban animan a los miembros del equipo a terminar el trabajo que tienen entre manos y sólo entonces, retomar el siguiente trabajo.
Ejemplos de sistemas Kanban
Kanban en el desarrollo de software/productos Lean/Ágil
Los equipos de desarrollo de aplicaciones y productos tecnológicos han adoptado Kanban como forma de aplicar los principios Lean y Ágil. El método Kanban proporciona a los equipos de tecnología un gran conjunto de principios para visualizar su trabajo, entregar productos y servicios de forma continua y obtener la opinión de los clientes con mayor frecuencia y rapidez. En consecuencia, está ayudando a los equipos a llegar al mercado más rápido y con mayor fidelidad a lo que los clientes quieren de esos productos y servicios.
La definición de Kanban en el sector de las TI ha sufrido su propia evolución en los últimos 3 a 5 años. Hoy en día, Kanban se considera un método que aporta agilidad en la gestión y mejora de la prestación de servicios de forma gradual y evolutiva.
Además, el método Kanban proporciona importantes principios y técnicas para gestionar mejor los compromisos de los Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA), entregar los productos al mercado justo a tiempo y minimizar el riesgo y el coste de los retrasos. Utilizando conceptos como la Clase de Servicios, el compromiso diferido y el compromiso en dos fases, Kanban ayuda a los clientes y a los equipos de entrega a colaborar eficazmente y a garantizar que se trabaje en las cosas correctas en el momento adecuado.
La llegada de Upstream Kanban, Portfolio Kanban y Enterprise Services Planning en los últimos años ha proporcionado a las empresas una razón aún mayor para implementar Kanban para lograr la agilidad de la empresa y mejorar el rendimiento del mercado.
Kanban como vía alternativa a la agilidad empresarial
El método Kanban le ayuda a mejorar gradualmente la entrega de sus productos y servicios. Lo hace ayudándole a eliminar los cuellos de botella en su sistema, a mejorar el flujo y a reducir el tiempo del ciclo. Le ayuda a realizar entregas más continuas y a obtener una retroalimentación más rápida para realizar cualquier cambio que pueda necesitar su cliente. Le ayuda a ser más receptivo.
En general, Kanban permite todos los principios del Manifiesto Ágil y le ayuda a ofrecer productos y servicios que su mercado realmente necesita. Si actualmente está utilizando Scrum y otras técnicas o metodologías Ágiles, Kanban le ayuda a mejorar sus procesos para un mayor rendimiento de sus equipos y organizaciones.
Kanban más allá del software y la informática
Dadas sus raíces en la fabricación, Kanban encaja de forma natural también en los procesos empresariales no relacionados con la informática, con enormes beneficios para las organizaciones que desean ser esbeltas y ágiles y ofrecer productos y servicios de alta calidad de forma ágil.
Mientras que las organizaciones medianas y grandes de productos y servicios, especialmente las empresas de fabricación de alta tecnología, han estado implementando iniciativas Lean / 6-Sigma durante varios años, Kanban permite a todo tipo de empresas y funciones de negocio como RRHH, Marketing, Ventas, Compras, etc.
Kanban también se está aplicando en contextos tradicionales de gestión de proyectos, como proyectos de construcción e ingeniería. como proyectos de construcción e ingeniería. Una gran variedad de organizaciones, empresas de personal, organizaciones de contratación, agencias de publicidad, compañías de seguros y muchos otros están buscando a Kanban para la racionalización de sus operaciones, la eliminación de los residuos y mejorar drásticamente el rendimiento y la calidad.
Recursos adicionales que pueden ser de interés sobre Kanban –
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¿Cómo puedo empezar?
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¿Qué es Scrumban?
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¿Qué es un tablero Kanban?
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¿Cómo puedo gestionar mi proyecto/función utilizando Kanban?
También puede inscribirse en los próximos seminarios web sobre Kanban , o ver algunos seminarios web anteriores realizados por líderes de opinión como David Anderson y otros líderes de opinión.
¡Si desea explorar SwiftKanban, puede comprobar nuestro rico conjunto de características o si usted está buscando un tablero Kanban libre de registro para SwiftKanban aquí!
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