En los últimos años ha surgido una nueva era de innovación. Factores como el Big Data, la tecnología Blockchain, Inteligencia Artificial (IA) y el aprendizaje automático (ML) están teniendo un impacto cada vez mayor en nuestras vidas y actividades cotidianas. Este rápido cambio está dando lugar a una revolución de nuevos sistemas de apoyo y toma de decisiones basados en la IA. Las actividades cotidianas, tanto en el ámbito personal como en el profesional, se están viendo poco a poco afectadas por la introducción de herramientas y servicios basados en la IA.
IA – El Cambio de Juego
Las reglas del juego cambian constantemente, y las empresas deben adaptarse a este mundo tan cambiante para estar a la vanguardia de la competencia. Para las empresas que trabajan en proyectos con regularidad, las soluciones basadas en la IA pueden aumentar la productividad y reducir los errores de forma drástica. La gestión/entrega de proyectos implica conocimientos y habilidades para llevar a cabo actividades con el fin de alcanzar los objetivos corporativos establecidos, ya sean relacionados con el beneficio de la organización o con las políticas que rigen la rutina diaria de la empresa.
Con la llegada de la Inteligencia Artificial (IA), las empresas tienen ahora la capacidad no sólo de mejorar la eficiencia de sus actividades cotidianas, sino también de planificar mejor el futuro próximo. Los avances en el campo de la IA también han reducido la necesidad de que los seres humanos se ocupen de tareas redundantes, permitiendo así que los trabajadores se dediquen a tareas mejores y más gratificantes.
Veamos cómo las soluciones basadas en la IA pueden ayudar a las organizaciones a gestionar las entregas de proyectos.
1. Asistentes AI-Chatbot
Hoy en día es una práctica común incluir asistentes de chatbot de IA en las aplicaciones de software y esta tendencia va a aumentar en el futuro. Según Gartner, «Para 2020, más del 50% de las empresas medianas y grandes habrán desplegado chatbots de producto. Gracias a su capacidad de utilizar el procesamiento del lenguaje natural para asignar una entrada hablada o escrita a una intención, los chatbots están entrando rápidamente en el lugar de trabajo. Esto es una gran noticia para las organizaciones con grandes poblaciones de millennials.» Los chatbots pueden desempeñar un papel fundamental en el ámbito de la gestión de proyectos. La tecnología PNL (Procesamiento del Lenguaje Natural, PNL del inglés) permite a los bots relacionar conceptos, entidades, ideas, conocimientos y saber hacer para responder a sus necesidades.
Una de las responsabilidades más amplias de la Gestión de Proyectos es la gestión de tareas. El Gestor de Proyectos debe delegar y supervisar la ejecución de las actividades, organizarlas en calendarios y garantizar que ningún obstáculo impida la realización de las tareas.
Este tipo de trabajo puede automatizarse con un chatbot diseñado específicamente para cumplir funciones como asignar tareas, obtener actualizaciones de estado, proporcionar señales de advertencia de posibles bloqueos, etc. Varias empresas ya cuentan con este tipo de soluciones, tanto con el objetivo de que la gestión de los proyectos sea impecable como para organizar mejor el trabajo de cada equipo.
Los equipos que utilizan métodos Ágiles pueden aprovechar las ventajas de un chatbot que les ayude en la selección de tareas, pregunte diariamente a los miembros del equipo cuáles son sus tareas actuales y qué tareas se han completado, etc. Al final de un sprint, los bots pueden crear informes que se pueden distribuir a todas las partes interesadas que participan en el proyecto.
Además, los chatbots también pueden facilitar las reuniones entre equipos, consultando a cada uno sobre la disponibilidad de los horarios. Los que utilizan técnicas tradicionales de gestión de proyectos también pueden configurar un chatbot que mida automáticamente el tiempo dedicado a cada tarea y, en función de lo que queda por hacer, estime un plazo realista para la finalización del proyecto.
2. Reducción de Errores
La predicción de errores y su consiguiente reducción es un aspecto importante de todos los proyectos, especialmente de los proyectos de software/IT, en los que la calidad del software y el número de defectos detectados en cualquier fase es una medida importante de la calidad del proyecto.
Ser capaz de predecir con exactitud el número de defectos o la calidad en general es un beneficio crucial del uso de la Inteligencia Artificial en la gestión de proyectos. El uso de modelos de IA sobre datos de calidad de proyectos anteriores en diferentes etapas de estos puede ayudar a identificar y alertar a los equipos de proyecto si el camino que se está tomando pondrá en riesgo el proyecto. Por ejemplo, la IA puede observar el progreso de los elementos de trabajo reales relacionados con el proyecto y compararlo con el calendario previsto, alertando de posibles retrasos y de un rendimiento inferior en las métricas clave e incluso recomendando lo que se puede hacer para volver a encarrilar el proyecto.
La IA puede mapear e identificar los errores/riesgos antes de que ocurran y puede mostrar cómo superarlos, y aumentar la calidad del producto final y también minimizar las desviaciones en el coste y el calendario.
3. Soluciones de Análisis Predictivo
En un estudio reciente realizado por McKinsey, descubrieron que de los 1.800 proyectos de software que se analizaron, sólo el 30% de los proyectos se entregaron a tiempo. Además, 1 de cada 5 de los proyectos pudo seguir el calendario porque sacaron alguna funcionalidad del alcance del proyecto. Y todos sabemos lo que significa un retraso en el proyecto: más costes de desarrollo y un aumento considerable de los costes indirectos.
En este contexto, las herramientas de análisis predictivo basadas en la IA han cobrado un enorme impulso en el mercado. Con esta tecnología, las empresas están empezando a cosechar los frutos de poder estimar con mayor precisión el esfuerzo y los recursos necesarios para completar un proyecto. Esto es posible porque, aunque cada proyecto es único, los recursos que influyen en el progreso y componen el trabajo de un proyecto de desarrollo de software son en su mayoría similares. El análisis predictivo nos permite entonces encontrar estos patrones y arrojar luz sobre el trabajo de planificación con precisión.
Según McKinsey, la planificación con análisis predictivo produce grandes resultados. La variación de las fechas de programación disminuye drásticamente con el uso de un modelo predictivo. Y el efecto no es sólo en el tiempo, sino en la calidad del desarrollo. Los defectos por la línea de código muestran una reducción del 30% al 40%.
Además de proporcionar información para el desarrollo de software, un modelo predictivo puede ayudar de varias maneras, que incluyen la gestión del tiempo del equipo, la coordinación del talento y el control de prioridades de las tareas que componen el proyecto.
4. Mejorar la Productividad y la Eficiencia
Una consecuencia directa de la previsión y la reducción de errores mediante la IA es el aumento de la eficiencia. La IA puede automatizar algunas tareas sencillas, como el envío de correos electrónicos, las notificaciones sobre los retrasos del proyecto, los costes, etc. La automatización de estas tareas puede ahorrar el tiempo que el equipo del proyecto tendría que dedicar a las tareas cotidianas, dándoles más oportunidades para pensar en innovaciones y mejoras del proyecto. Las soluciones basadas en la IA son capaces de leer y analizar los datos generados por los equipos, y empiezan a notar e indicar eventos que podrían obstaculizar el flujo de trabajo.
Gartner predice que, para 2021, el 70% de las organizaciones aumentarán la productividad de sus empleados integrando la IA en el lugar de trabajo.
5. Ayuda en la toma de decisiones
La Inteligencia Artificial es capaz de cribar un gran volumen de datos y ayudar a tomar decisiones para que el gestor de proyectos entienda qué camino será el mejor para la entrega eficiente del proyecto. En este sentido, la Inteligencia Artificial puede automatizar no sólo las tareas sencillas, sino desarrollar una comprensión de los índices de rendimiento clave de los proyectos. Esto puede permitir el desarrollo de nuevas ideas y ayudar a realizar tareas de mayor envergadura y hacer recomendaciones para la toma de decisiones complejas.
IBM estima que en 2025 la toma de decisiones basada en datos será un mercado de 2 billones de dólares.
Reflexiones finales
La inteligencia artificial está cambiando la forma de trabajar de las organizaciones, y la gestión de proyectos es un área importante que se ve afectada positivamente por estos cambios. Los beneficios de la Inteligencia Artificial en la gestión de proyectos son muy amplios y se refieren a toda la cadena de producción de la empresa, guiada por directrices y objetivos establecidos, ayudando a mejorar el rendimiento de sus proyectos. Por lo tanto, se recomienda buscar soluciones de gestión del trabajo basadas en la IA en su organización lo antes posible. El conjunto específico de soluciones que le funcionará depende del tipo de datos que ya capta, el estilo de entrega y la cultura de sus equipos y el tipo específico de retos a los que se enfrenta actualmente y que debería tratar de resolver.
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