Kanban Metrics - O que isso revela?

Kanban Metrics

Kanban 101

Métricas Kanban

Sistemas Kanban fornecem às organizações algumas métricas simples, porém poderosas, que podem ser diretamente associadas aos benefícios comerciais. As métricas no Kanban se concentram em medir “tempo para valor” ou “tempo para comercialização” e o uso dessas medidas para melhoria contínua gera valor comercial direto.

Algumas das principais métricas do Kanban são cobertas abaixo – o SwiftKanban fornece tudo isso e muito mais!

Diagrama de Fluxo Cumulativo (ou CFD)

Diagrama de Fluxo Cumulativo (CFD) é uma métrica simples, porém poderosa, que lhe fornece informações ricas sobre a capacidade de seu sistema/equipe num relance.

Cumulative Flow Diagram Kanban

O CFD é um gráfico baseado no tempo dos cartões à medida que eles se movem da esquerda para a direita em um quadro Kanban. Como os cartões começam da fila ou coluna ‘Pronto’, o CFD traça o número de cartões em cada etapa do fluxo de trabalho ou fluxo de valor do Kanban. Tipicamente, os CFDs são traçados diariamente – mas para quadros de movimentação mais rápidos, você poderia até mesmo traçá-los de hora em hora.

As diferentes faixas de cores indicam os diferentes estágios do fluxo de trabalho. A altura de cada faixa em qualquer momento indica o número de cartões naquela etapa naquele momento.

A faixa mais alta é tipicamente o “Backlog” onde se originam os itens de trabalho e a faixa mais baixa é o cartão arquivado ou completado (o arquivo é o “recipiente” onde os cartões são “armazenados” quando completados). Em um quadro físico, você pode ter um envelope ou uma bandeja onde você guarda os cartões completados. Em um sistema virtual de Kanban como o SwiftKanban, eles simplesmente são ‘fechados’ e saem do quadro para um status ‘arquivado’.

Coletivamente, o CFD informa quantos cartões entraram e saíram de cada etapa por unidade de tempo e, cumulativamente, quantos cartões atravessaram o quadro e foram terminados. A inclinação do CFD é um indicador de qual é a produção de seu sistema Kanban – quanto maior a inclinação, maior a produção, sendo a produção o número de cartões entregues por unidade de tempo.

Um CFD é uma rica fonte de informações sobre o desempenho de sua equipe e lhe fornece as seguintes informações:

Cfd Chart 1
  • Tempo de Lead/ tendências de tempo de ciclo: Os sistemas Kanban ajudam você a se concentrar no desempenho de tempo de ciclo ou lead de seu sistema – ou de sua equipe – (algumas pessoas se referem a eles como tempo de lead do cliente e tempo de lead do sistema), e ajudam você a entregar produtos e serviços a tempo de todos os estágios de seu fluxo de trabalho de entrega e, finalmente, ao mercado. No CFD, ambos são medidos ao longo do eixo horizontal e indicam o tempo para que um item de trabalho seja concluído. O aumento da espessura das faixas indica uma tendência de aumento do tempo de execução e dos tempos de ciclo. A redução da espessura das faixas – através da redução do trabalho em progresso (WIP) ou da redução do tempo de espera/tempo bloqueado afetará diretamente o tempo de valor.
  • O Progresso em Andamento (WIP): que é medido ao longo do eixo vertical, impacta diretamente o tempo de valor – tempo de Ciclo e tempo de Lead. A redução do WIP em conjunto com o equilíbrio dos limites do WIP para um fluxo suave proporciona a realização mais eficaz do valor comercial.
  • Gargalos de Processo: O aumento da espessura de qualquer faixa individual indica um gargalo nessa etapa do fluxo de trabalho. Isto pode estar sendo criado devido a atrasos nessa etapa ou por causa de um atraso na próxima etapa do processo. Isto deve desencadear uma discussão Kaizen dentro da equipe sobre como resolver e remover o gargalo.
No geral, o CFD lhe dá uma visão abrangente da capacidade de entrega de seu sistema Kanban. Considerando que a maioria das equipes trabalha em uma mistura de diferentes tipos de itens de trabalho e tem uma mistura de habilidades e experiência em seus colaboradores, o CFD lhe dá uma imagem composta do que uma determinada equipe pode fazer, e usar isso para prever o que ela pode entregar no futuro.

Gráfico de Controle de Tempo de Ciclo

O que é um gráfico de controle?

Cycle Time Control Chart
Todo processo varia. Se você assinar seu nome cinco vezes, elas parecerão semelhantes, mas não haverá duas assinaturas exatamente iguais. Há uma variação inerente, mas ela varia entre limites previsíveis. Quando você assina seu nome, se você for empurrado, você recebe uma variação incomum devido ao que é chamado de “causa especial”. Há também uma variação de “causa comum”. Considere um jogador de tênis. Se ele tiver um bom controle, a maioria de seus saques irá estar onde ele quiser. Haverá alguma variação, mas não em excesso. Se ele não tem controle, seus saques não vão para onde ele quer; há mais variações. Aqui não há causas especiais – sem vento, sem mudança de bola – apenas mais variações de “causa comum”. Isto resulta na perda do saque e pontos fáceis para o adversário e pode custar-lhe o jogo – caro! Da mesma forma, na maioria dos processos, a redução da variação de causa comum economiza dinheiro.

Os gráficos de controle ajudam a visualizar esta variação. Os gráficos de controle possuem as seguintes informações:

  • Uma linha central, geralmente a média matemática de todos os dados de amostra plotados, também referida como a Média.
  • Limites superiores e inferiores de controle estatístico (LCS e LCI) que definem os limites (aceitáveis) das variações de causa comum. Estes são normalmente traçados a uma distância de 3 sigma (3 vezes o Desvio Padrão em uma distribuição Normal) da Média.
  • Dados de desempenho traçados ao longo do tempo.

Como utilizar um gráfico de controle?

Quando um processo está em controle, já que os dados são normalmente distribuídos, 99,7% dos dados estarão dentro dos limites de controle +/- 3-sigma. Quando os pontos de dados estão fora deste limite de controle, a análise é feita para identificar e eliminar dados devido a “causas especiais”. Então, através de melhorias adicionais do processo, até mesmo a variação de causas comuns pode ser reduzida. Isto leva a benefícios comerciais substanciais, especialmente em termos da previsibilidade da equipe ou do sistema e sua capacidade de assumir compromissos confiáveis sobre sua prestação de serviços.

Gráfico de Distribuição do Tempo de Lead ou de Ciclo

O gráfico de distribuição do Tempo de Lead é um gráfico de distribuição de frequência com a frequência com que os cartões ‘Fazer’ são completados em diversos valores de tempo de lead ou tempo de ciclo.

Lead Time Distribution Chart
Se você jogou o jogo getKanban em um treinamento de Kanban, você já terá traçado este gráfico. Isto lhe dá uma grande percepção visual da probabilidade de terminar um determinado item de trabalho em um determinado período de tempo. Olhando o gráfico acima, você pode dizer com um fator de confiança de 80-90% que qualquer trabalho que você conseguir pode ser feito em não mais do que 10 dias (assumindo que a unidade de tempo no gráfico seja dias). Isto quer dizer que 80-90% de todo o seu trabalho é feito nesse tempo – portanto, você tem razões para acreditar que qualquer novo trabalho que surja deve ser feito dentro desse tempo também, com a confiança de 80-90%. No SwiftKanban, ele mostra a distribuição normal e os valores atípicos, como calculado com base no +/- 3-Sigma distribuído em torno da média.

Gráfico de Tempo Médio de Ciclo

O gráfico de tempo médio de ciclo lhe indica exatamente o que ele implica em seu nome – a tendência de tempo médio de ciclo ao longo de um determinado período de tempo. Embora trabalhar com médias não seja a melhor maneira de fazer previsões sobre qualquer item específico ou um conjunto de itens (como histórias de usuários em um sprint ou lançamento), ele serve para lhe dar uma visão útil de sua tendência ao longo de um período de tempo.

Average Cycle Time Chart 1

Olhando o gráfico, você pode imediatamente entender se o tempo de ciclo está aumentando (ruim) ou diminuindo (bom!). Usando uma combinação dos três diferentes gráficos de tempo de ciclo, sua equipe pode rapidamente detectar tais tendências e fazer ajustes de processo para garantir que o tempo de ciclo não aumente.

O tempo de ciclo de qualquer cartão é o tempo total que o cartão ocupa no quadro – que é o total de todos os tempos de trabalho (quando o cartão está sendo trabalhado) e todos os tempos de espera (quando o cartão está esperando para ser puxado da coluna inicial ‘Pronto’ – ou em uma das colunas intermediárias ‘Feito’, esperando a entrega a um integrante da equipe que puxará o cartão para a próxima etapa. O Tempo Médio de Ciclo é a média dos tempos de ciclo de todos os cartões completados durante um determinado período de tempo.

Gráfico de Eficiência de Fluxo

O gráfico de eficiência de fluxo é um gráfico surpreendentemente perspicaz que destaca o impacto crítico das etapas de espera em seu sistema Kanban. A maioria de nós não percebe que todos os fluxos de trabalho ou fluxos de valor com uma série de estágios de espera – que podem ser transferências entre estágios ou espera causada pela dependência de recursos externos ou espera devido à entrada de clientes ou fornecedores. Como explicado neste artigo de Julia Wester sobre Eficiência de Fluxo, as etapas de espera contribuem enormemente para a Eficiência de Tempo de Ciclo e Fluxo, que é a relação Tempo de Trabalho/Tempo de Ciclo (ou Tempo de Trabalho/(Tempo de Trabalho + Tempo de Espera)), é impactada inversamente por ela. Quanto maior o tempo de espera, menor a eficiência de seu fluxo. Como evidenciado em pesquisas apresentadas por muitos na comunidade Kanban, incluindo Hakan Forss, mesmo algumas das melhores equipes têm uma eficiência de fluxo de não mais do que 25% a 40%. Isto significa que 60 a 85% do tempo, o trabalho está esperando por alguém para puxá-lo, ou por alguma entrada externa (dependência do cliente, outra equipe, um fornecedor, etc.)!
Flow Efficiency Chart 1

Os sistemas Kanban permitem esta medição muito facilmente – e lhe dão uma enorme visão da Eficiência de Fluxo do seu sistema e o ajudam a descobrir como você pode aprimorá-la!

Gráfico de Análise de Bloqueadores (Clustering)

Um dos aspectos chave dos sistemas Kanban é melhorar o fluxo em seu processo de trabalho. Usando ferramentas como Limites de WIP e sinais visuais como Bloqueadores (cartões bloqueados) e violações de Limites de WIP, um sistema Kanban destaca para você diversos impedimentos ao fluxo em seu sistema.

Um gráfico de Clustering de Bloqueadores ajuda a destacar algumas das causas de por que os cartões podem estar sendo bloqueados em um quadro Kanban – e o ajuda a lidar com essas causas principais.

Blocker Clustering Chart 1

O SwiftKanban fornece alguns gráficos que o ajudam a entender com que frequência os cartões são bloqueados – e o quanto isso o afeta em termos de tempo perdido devido ao bloqueio.

Quanto mais tempo os cartões são bloqueados, maior o tempo do ciclo e menor a eficiência do fluxo. A Análise do Bloqueador pode ajudar sua equipe a discutir como reduzir o bloqueio e melhorar o desempenho do tempo de ciclo e a eficiência do fluxo.

Outro gráfico que fornece uma visão detalhada da capacidade de entrega de seu sistema Kanban é o Gráfico de Rendimento. O rendimento é o número de cartões entregues por unidade de tempo ou por “pacote” de entrega, tal como um sprint ou um release.

Este é outro excelente gráfico que o ajuda a compreender a capacidade de sua equipe e a assumir compromissos adequados com seus clientes sobre quanto trabalho sua equipe pode entregar em um determinado sprint ou release ou em um determinado período de tempo.

Throughput Or Velocity Chart 1

Kanban – Análise Preditiva e Tomada de Decisão Orientada por Dados

De modo geral, apenas usando um sistema de Kanban, você pode gerar rápida e facilmente os dados de desempenho de sua equipe para poder comunicar claramente aos seus clientes e outros interessados a capacidade demonstrada de seu sistema e suas previsões sobre sua entrega futura, com um nível associado de probabilidade ou confiança.

O uso de uma ferramenta eletrônica de Kanban como o SwiftKanban automatiza o processo de coleta de dados e geração de métricas. Ferramentas avançadas de Kanban, como o SwiftKanban, também fornecem capacidade de análise preditiva usando técnicas como a simulação de Monte Carlo, para capacitá-lo ainda mais a tomar decisões informadas com base na análise de seus dados de desempenho anteriores. A funcionalidade de Planejamento de Serviços Empresariais do SwiftKanban (SwiftESP) fornece a você um poderoso recurso neste aspecto, que você também pode avaliar.

Se você tiver alguma dúvida sobre qualquer uma das métricas Kanban, nós o convidamos a entrar em contato com nossos Treinadores Credenciados de Kanban ou Profissionais de Treinamento de Kanban. Basta entrar em contato conosco em [email protected] e solicitar.

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