Kanban é CERTO para você?

Kanban For You

Kanban 101

Espere! O Kanban é CERTO para você?

Antes de clicar no botão “Teste Grátis” e inscrever-se no SwiftKanban, talvez você queira considerar isto. O Kanban pode não ser a ferramenta certa para você! (Sim, nós mesmos não conseguimos acreditar que estamos dizendo isto!).

O Kanban é uma poderosa ferramenta de gerenciamento visual para uma variedade de funções comerciais, desde TI e software até gerenciamento de produtos, design de produtos, marketing, RH, jurídico e várias outras. Qualquer função ou trabalho que tenha um fluxo de trabalho que possa ser visualizado em um quadro Kanban como uma série de passos é um candidato potencial para usar o Kanban para gerenciá-lo visualmente e efetivamente – E ao longo de um período de tempo, melhorando-o!

Entretanto, muitas vezes, muitas pessoas pulam para “fazer Kanban” (ou usar o SwiftKanban) porque acreditam que é “simples” ou “fácil”. Embora o Kanban seja certamente “fácil” de começar, ele tem muito que precisa ser compreendido e adotado de forma gradual, a fim de realmente se beneficiar dele.

Simple Kanban Board

Vamos primeiro tirar os fáceis do caminho.

O Kanban (ou SwiftKanban) NÃO é para você se…

  • Você está simplesmente procurando por uma ferramenta básica de gerenciamento de tarefas. Quando você quer uma maneira simples de gerenciar suas tarefas pessoais ou de equipe e tudo o que lhe interessa é que as tarefas sejam identificadas (para que elas não sejam deixadas de lado) e se elas são feitas ou não, então uma simples lista de verificação será mais fácil de usar e gerenciar. Há uma variedade de ferramentas simples, tais como as Tarefas no Gmail e Outlook, ou Notes ou mesmo uma planilha básica onde você pode listar as tarefas que são identificadas e marcadas como Feitas quando são concluídas.
  • Você está procurando uma ferramenta “tradicional” de Gerenciamento de Projetos – como MS Project ou similar – onde você pode definir tarefas, as dependências entre elas e atribuir recursos para as tarefas, etc. Este tipo de ferramenta há muito tempo está associado ao método “cascata” de gerenciamento de projetos que há tempos sofrem de falhas sistêmicas devido a uma variedade de fatores. À medida que a maioria das equipes especializadas migram para formas mais “ágeis” de fazer as coisas, elas estão se afastando de tais ferramentas tradicionais de planejamento e gestão de projetos de execução. O Kanban não prevê um acompanhamento do progresso do projeto “planejado vs. real”, nem oferece meios fáceis de acompanhar o esforço que seu pessoal está dedicando a tarefas específicas (embora isso possa ser feito).
  • Você está procurando administrar aspectos detalhados do trabalho de sua equipe, tais como o acompanhamento do horário do que eles fazem e o tempo livre que têm disponível, para que eles possam trabalhar mais. Cada vez mais equipes especializadas – equipes ágeis – são equipes maduras, auto-organizadas e multifuncionais que (espera-se) sabem como fazer seu trabalho e como garantir a utilização eficaz e eficiente de seu tempo. Idealmente, você não deve TER que gerenciar seu pessoal onde você sente a necessidade de rastrear seus “momentos livres” exatos no decorrer de uma semana para que você, ou outra pessoa, possa atribuir-lhes trabalho durante esses momentos. Entretanto, se o fizer, então o Kanban (e o SwiftKanban) não é para você. Você provavelmente ficará melhor com uma ferramenta tradicional de gerenciamento de projetos/recursos que lhe permite fazer tudo isso. (Você ficaria ainda melhor se afastando dessa forma de gerenciar sua equipe, mas esse é um tópico completamente diferente!).
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Kanban (ou SwiftKanban) PODE NÃO ser para você, se –

  • Você está procurando uma ferramenta para gerenciar as “Tarefas Recorrentes”. Esta é complicada. A maioria de nós tem que lidar com o rastreamento e gerenciamento de tarefas recorrentes – tais como reuniões, chamadas, tarefas de marketing, tais como atividades diárias de redes sociais, ou outros trabalhos do gênero. Enquanto uma ferramenta de calendário lhe dá uma maneira fácil de definir este tipo de trabalho em seus calendários, o Kanban (e o SwiftKanban) não é realmente (pelo menos ainda) projetado para isso. Portanto, embora existam formas de trabalhar em torno disso, pode ser um pouco difícil. Mas você pode experimentar – temos a capacidade de integrar seu calendário através do Zapier.
  • Você tem um simples fluxo de trabalho “Para Fazer – Fazendo – Feito”. Muita literatura relacionada ao Kanban (incluindo talvez algumas das nossas!) descrevem os quadros do Kanban com um fluxo de trabalho básico como esse. Entretanto, o benefício fundamental do Kanban está em ajudar você a identificar gargalos em seus processos. Se todo o seu processo de entrega ou desenvolvimento estiver encapsulado em uma misteriosa etapa “Fazendo”, não há como um quadro Kanban lhe fornecer ideias como qual parte de seu trabalho leva mais tempo, que tipo de bloqueadores impactam cada etapa de seu trabalho e que passos você pode tomar para melhorar. Você PODE começar com tal fluxo de trabalho em um quadro Kanban. Entretanto, para se beneficiar do Kanban, você precisará muito rapidamente expandir a coluna “Fazendo” para as várias etapas envolvidas, incluindo outras etapas intermediárias de “Feito”, a fim de se beneficiar do Kanban.
  • Você é uma pessoa do tipo “bloco de notas”/”atalhos de teclado”! Os quadros Kanban são necessariamente uma interface baseada em arrastar e soltar, de mouse ou touch screen, onde você atualiza e arrasta e solta cartões de uma coluna do quadro para a próxima. Se você gosta de criar/atualizar uma centena de tarefas em segundos usando as teclas Tab e Enter de seu teclado, você pode achar a interação de uma ferramenta Kanban um pouco lenta! Talvez seja melhor você ficar com o bloco de notas ou com uma planilha! Muito tem sido dito sobre os benefícios da sensação tátil de um quadro Kanban físico enquanto você colabora com sua equipe – e muitas ferramentas, incluindo o SwiftKanban, tentam replicar isso com interação touch-screen. No entanto, se isso deixar você indiferente, apenas reconheça o fato!
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Kanban (e SwiftKanban) é CERTO para você, se –

 

  • Você quer melhorar as métricas pessoais/comerciais chaves. O Kanban o ajuda a reduzir seu tempo de colocação no mercado, a entregar mais e a dar a você e suas equipes uma sensação de sucesso ao concluir o trabalho. Ele ajuda você e sua organização a definir políticas e priorizar as iniciativas e o trabalho mais crítico que é importante para você. Ele ajuda você e sua organização a fazer as coisas certas no momento certo. A maioria das equipes de conhecimento luta com atrasos maiores do que os gerenciáveis (lista de coisas a fazer), prioridades pouco claras ou vagas e desempenho de entrega incerto/desigual. O Kanban o ajuda a melhorar sua previsibilidade – para sua administração, seus clientes e para seus mercados!
  • Você entendeu as Práticas de Kanban e quer se beneficiar delas. O Kanban NÃO é apenas colocar adesivos em uma parede – ou em um quadro – e movê-los de um lado para o outro. O Kanban consiste em analisar e projetar seu sistema de fluxo de trabalho para que você possa melhorá-lo. Trata-se de definir e usar limites WIP e estabelecer Pull para que você possa reduzir multitarefas (sim, multitarefas é ruim para você!) e melhorar seu fluxo de trabalho e seu rendimento. Trata-se de definir e seguir políticas explícitas para que todos, incluindo suas partes interessadas, tenham expectativas claras sobre como o trabalho será feito. Trata-se de uma experimentação científica colaborativa para melhorar continuamente. Para mais detalhes, por favor, veja aqui.
  • Você e sua equipe/organização concordaram com os Princípios-chave do Kanban – O Kanban é um método de melhoria “evolutivo” sem interrupções, um caminho alternativo para a agilidade empresarial. Ele incentiva você a seguir os 4 princípios fundacionais –
  1. Começar do que você está fazendo agora
  2. Concordar em buscar mudanças incrementais e evolutivas
  3. Inicialmente, respeitar as funções, responsabilidades e títulos de trabalho atuais; e
  4. Encorajar atos de liderança em todos os níveis
  • Você identificou uma clara necessidade de melhoria. Se tudo está indo bem para você, por que você tentaria algo novo? Como dizem, se não está quebrado, não o conserte! No entanto, quase todas as equipes e organizações têm desafios com os quais lutam para eliminar e melhorar sua capacidade (de entrega). Se você (e sua equipe) precisam melhorar, então quase não há maneira melhor de fazer isso do que com Kanban!
Esperamos ter lhe apresentado pontos suficientes para refletir! Se você gostaria de entender mais sobre Kanban, aqui estão alguns grandes recursos! Há até mesmo uma lista de verificação completa sobre como começar com o Kanban! Feliz Kanbanificação! 
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