Portfolio Kanban
Kanban 101
Portfolio Kanban: Poderoso Gerenciamento Visual de Portfólio
Seja TI ou Negócios em uma companhia, uma empresa de consultoria, uma empresa de produtos de alta tecnologia, uma empresa jurídica, uma agência de marketing/publicidade, um departamento de RH ou qualquer outro tipo de organização, ela tem a necessidade de gerenciar portfólios. Os portfólios são grupos relacionados de iniciativas ou atividades ou projetos que precisam ser monitorados em conjunto para se ter uma visão geral de como esse grupo está se desempenhando como um todo.
Dependendo de sua função ou negócio, você pode querer gerenciar projetos, clientes, linhas de negócios, campanhas baseadas em territórios, campanhas de recrutamento como portfólios, tomar decisões e tomar ações apropriadas para garantir a saúde geral do portfólio. Enquanto as ferramentas tradicionais (de gerenciamento de portfólio de projetos) são abundantes, o Kanban tem a promessa de ser uma das ferramentas visuais de gerenciamento de portfólio mais fáceis, porém muito eficazes. O Portfolio Kanban é a aplicação do Kanban ao Gerenciamento de Portfólio.
O Valor do Kanban para a Gestão de Portfólio
O Kanban tem várias características-chave que o tornam uma poderosa ferramenta de Gerenciamento de Portfólio.
Aplicabilidade em qualquer Nível: A beleza do Kanban é sua aplicabilidade a qualquer fluxo de trabalho ou fluxo de valor em qualquer nível de uma organização ou uma hierarquia de trabalho/processo. O Kanban pode ser aplicado a processos estratégicos de alto nível, processos táticos de nível médio e, é claro, processos operacionais em nível de equipe.
Assim, enquanto a maioria das organizações começa no nível de Equipe, é perfeitamente possível começar no nível mais alto de uma organização para acompanhar o ciclo de aprovação e execução de iniciativas comerciais críticas, ou um processo de gerenciamento e revisão de programas de nível médio. Como Klaus Leopold explicou muito bem neste webinar, uma vez que uma equipe sente a necessidade, ela pode assumir qualquer estágio de seu fluxo de trabalho Kanban – e decompô-lo em um nível inferior ao quadro Kanban.
Decomponibilidade de qualquer etapa do Fluxo de Trabalho: Para ilustrar o ponto acima, por exemplo, a coluna “Execução” de um quadro de Iniciativas de Portfólio que mostra iniciativas ou projetos em execução pode ser expandido para um “Quadro de Execução” que mostra uma subdivisão mais detalhada da etapa de Execução. No caso de um projeto de software, isto pode significar um típico fluxo de trabalho Descoberta – Design – Desenvolvimento – Teste – Implantação. Também aqui, a etapa de Desenvolvimento deste quadro pode ser subdividida em sub-estágios.
Agregação/Agrupamento de informações de progresso: Portfólios são coleções de “iniciativas” – cada iniciativa compreende uma série de itens de trabalho de nível inferior e tarefas que devem ser feitas para completar cada iniciativa. O status coletivo desses itens de trabalho ou tarefas representa o status dos projetos de nível superior ou iniciativas de portfólio. Também pode haver uma dependência entre itens de trabalho e tarefas de uma iniciativa e um ou mais itens semelhantes em um ou mais projetos ou iniciativas. Independentemente de como você escolha modelar portfólios, projetos e itens de trabalho, o Kanban fornece várias ferramentas – quadros, faixas horizontais e verticais, cartões e tarefas para modelá-los de uma maneira que faça mais sentido para você – e ser capaz de reunir informações da maneira que mais faça sentido para os objetivos comerciais de sua organização ou do portfólio!
Visualização de Portfólio: O objetivo fundamental do Gerenciamento de Portfólio é compreender o status dos projetos ou atividades de um portfólio em qualquer nível e compreender o status geral no nível mais alto. A natureza visual do Kanban torna muito fácil e intuitivo modelar e visualizar os quadros Kanban em diferentes níveis – e obter o status das iniciativas, projetos e tarefas em um só relance! Dada a flexibilidade da modelagem dos quadros Kanban, especialmente para as etapas de trabalho upstream e downstream, também é fácil visualizar qual pode ser o pipeline de projetos recebidos (a demanda) – a fim de tomar decisões informadas sobre financiamento e outros resultados. O fluxo de valor Kanban é a ferramenta mais visual para modelagem do “funil” através do qual os projetos fluem.
Pistas de Natação para segregar e retratar um ou mais níveis de portfólios: Você pode usar um único quadro Kanban ou vários quadros para modelar um portfólio. Em um único quadro Kanban, você pode organizar diferentes níveis do portfólio em várias pistas de natação para monitorar cada Portfólio ou cada projeto/atividade dentro de um Portfólio. Assim, dependendo de seu nível de conforto ao manusear múltiplos quadros, e especialmente se você estiver usando um quadro Kanban físico, você pode escolher usar um único ou múltiplos quadros Kanban para definir seu portfólio geral.
Foco no fluxo com Puxar, Limites WIP e Políticas Explícitas: As organizações têm recursos limitados; portanto, podem assumir um conjunto limitado de atividades – sejam projetos, campanhas publicitárias ou campanhas de recrutamento. Assim, em cada etapa do funil do projeto/atividade, elas só podem ter um número limitado desses projetos a fim de gerenciar de forma otimizada com seus recursos.
Portanto, é crucial que esses projetos, campanhas e iniciativas sejam realizados em níveis ótimos de fluxo e concluídos para que atividades adicionais possam ser realizadas em toda a empresa. O fluxo é de suma importância para utilizar os recursos críticos do negócio de forma otimizada e realizar o trabalho com base nas prioridades estratégicas da alta administração.
O Kanban, naturalmente, fornece um amplo conjunto de ferramentas para gerenciar e melhorar o fluxo. Puxar, Limites WIP e políticas explícitas servem como um conjunto de ferramentas ideal para modelar restrições organizacionais, encorajar gerentes e equipes a concluir os projetos em mãos – e depois pegar mais projetos/trabalho!
Suporte do SwiftKanban para o Portfolio Kanban
O SwiftKanban lhe proporciona inúmeras capacidades poderosas para configurar e gerenciar visualmente seus portfólios. Estas incluem funcionalidades, tais como: Pistas de Natação do tipo Portfólio, Hierarquia de Cartões flexíveis e multi-cartões, rolagem automática do status do progresso com base na lógica de rolagem configurável pelo usuário, indicadores visuais de progresso no nível do cartão pai, e muito mais!
Dependendo de suas necessidades, você pode modelar de diversas maneiras diferentes. Saiba tudo sobre os recursos do Portfolio Kanban do SwiftKanban e veja por si mesmo!
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